Allgemeine Nutzungsbedingungen

Leistungszeitraum und Räumlichkeiten

  • Zur Durchführung der Veranstaltung werden der Veranstalterin/dem Veranstalter die Räume überlassen.
  • Mit Unterzeichnung des Antrags auf Überlassung eines Hörsaals akzeptiert die Veranstaltungsleitung die Allgemeinen Nutzungsbedingungen.

Überlassung und Rechnungsstellung

  • Der Veranstalterin/dem Veranstalter stehen die Räume in dieser Zeit zu dem vereinbarten Zweck zur Verfügung.
  • Für die Überlassung der Räume berechnet die UM auch für interne Veranstaltungen außerhalb der Lehre ab 19:00 Uhr zusätzliche Personalkosten.
  • Eventuell anfallende, zusätzliche Kosten für das Entfernen von Plakaten, Wandmalereien und ähnlichem, für den Abtransport von Tischen, Bänken, Aufbau von Stellwänden usw. sowie das Bereitstellen von zusätzlichem Personal der Haus- und Betriebstechnik sind von der Veranstalterin/dem Veranstalter ebenfalls zu tragen.

Veranstaltungsleitung

  • Die Veranstaltungsleitung wird NICHT von den Hörsaalassistent_innen der UM übernommen.
  • Im Fall der Lehre, von Gremiensitzungen und interner Sonderveranstaltungen ist die Person Veranstaltungsleitung, die die Lehre übernimmt, bzw. in deren Namen geladen wurde.
  • Der Veranstaltungsleiter, bzw. die benannte Veranstaltungsleiterin ist während der Veranstaltung für die Einhaltung der versammlungsstättenrechtlichen Vorschriften gem. § 38 Abs. 1-4 MVStättVO zuständig. Für den Fall, dass kein Veranstaltungsleiter explizit benannt wird, übernimmt der Veranstalter die offizielle Veranstaltungs­­leitung. Bitte beachten Sie, dass ohne die Be­nennung eines Ver­an­staltungs­leiters (es können mehrere Personen benannt werden) keine Hörsaal­ver­gabe möglich ist. Möchten Sie als Veranstalter nicht selbst die Veranstaltungsleitung übernehmen, so beauftragen Sie bitte eine entsprechende Event- und Veranstaltungsagentur.
  • Die Veranstaltungsleitung ist im Umgang mit Löschmitteln vertraut und verfügt über einen aktuellen Erste-Hilfe-Kurs.

Veranstalterin/Veranstalter

  • Die Veranstalterin/der Veranstalter erklärt ausdrücklich, dass der Zweck der Veranstaltung nicht gegen Gesetze verstößt und keine Ziele verfolgt, die der freiheitlich demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland zuwiderlaufen.
  • Die Veranstaltung erfolgt in der ausschließlichen Verantwortung der Veranstalterin/des Veranstalters. Sie/er hat alle erforderlichen steuer-, urheber-, gewerberechtliche und sonstige Genehmigungen, Erlaubnisse und Anmeldungen rechtzeitig zu erwirken und die ihr/ihm auferlegten Pflichten auf ihre/seine Kosten zu erfüllen. Sie/er ist für die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich.
  • Einzuhalten sind die Genehmigungsdauer zur Vermeidung von Lärmbelästigungen der Bewohner in den angrenzenden Wohnbereichen und der Auszug aus dem Landes-Immissionsschutzgesetz (LImSchG) vom 20. Dezember 2000, insbesondere § 2 „Schutz der Nachtruhe“.
  • Es ist bekannt, dass bei einem Verstoß ein Bußgeld verhängt werden kann.
  • Die Veranstalterin/der Veranstalter ist für die Beachtung der einschlägigen Sicher­heitsvorschriften verantwortlich. Alle Vorschriften der Polizei, Feuerwehr und Ordnungsämter sowie die gesetzlichen Bestimmungen für Versammlungen müssen genau eingehalten werden. Insbesondere sind Flucht- und Rettungswege, Zugänge zu Räumen und Einrichtungen (wie z.B. Brandmeldezentrale usw.) freizuhalten. Fluchttüren dürfen nicht verschlossen bzw. verriegelt werden.
  • Die Veranstalterin/der Veranstalter ist nicht berechtigt, die Räume ganz oder teilweise einem Dritten zu überlassen. Dasselbe gilt für jede sonstige Art der vollständigen oder teilweisen Überlassung von Rechten aus dieser Vereinbarung sowie für die Ausübungsgestattung zu Gunsten eines Dritten.
  • Der Veranstalterin/dem Veranstalter ist nicht gestattet, ohne vorherige Zustimmung der UM, Gewerbetreibende aller Art zu ihren/seinen Veranstaltungen zu bestellen. Es ist nicht gestattet, in Dienstgebäuden Waren für private Zwecke zu vertreiben, für den Kauf von Waren zu werben, Bestellungen zu suchen und Versicherungen zu vermitteln. Diese Einschränkung gilt auch für Literatur und Tonträger aller Art.
  • Räume und Flächen dürfen Dritten ohne Genehmigung nicht für gewerbliche Zwecke zur Verfügung gestellt werden.
  • Der Wissenschaftliche Vorstand oder dessen Beauftragte haben das Recht, jederzeit die überlassenen Räume zu betreten und, sofern die Veranstalterin/der Veranstalter für einen ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltung nicht garantieren kann, die Veranstaltung zu schließen. Die Veranstalterin/der Veranstalter ist verpflichtet, die Ordnung der Veranstaltung zu gewährleisten oder ggf. die Veranstaltung zu beenden und die Säle zu räumen. Sie/er hat Anweisungen der Beauftragten der UM zu befolgen.
  • Der Auf- und Abschluss der Räume erfolgt über die Hörsaalassistent_innen. Ggf. kann ein eigener Schlüssel ausgeliehen werden. Nehmen Sie hierzu bitte mit den Hörsaalassistent_innen per Mail an hoersaalvergabe.um@uni-mainz.de Verbindung auf.
  • Insofern Sie Plakate oder Schilder anbringen, sind diese nach Veranstaltungsende ohne Aufforderung zu entfernen.

Haftung

  • Die Veranstalterin/der Veranstalter haftet für alle Schäden, die anlässlich der Überlassung der Räumlichkeiten durch die Veranstaltung oder durch Teilnehmerinnen/Teilnehmer der Veranstaltung an den landeseigenen Räumen, Gebäuden, Einrichtungen, Grundstücken einschließlich der Zufahrtswege entstehen und ist verpflichtet, alle aufgetretenen Schäden unverzüglich der UM zu melden und Maßnahmen zur Schadensminimierung zu ergreifen. Bei Gefahr im Verzug sind erste Sicherungsmaßnahmen vorzunehmen. Ersatzansprüche gegen das Land Rheinland-Pfalz oder die UM sind ausgeschlossen.
  • Die UM haftet nicht für Personen- und Sachschäden, die der Veranstalterin/dem Veranstalter oder Teilnehmerinnen/Teilnehmern der Veranstaltung entstehen, insbesondere wird keine Haftung für die Verkehrssicherheit übernommen.
  • Die Veranstalterin/der Veranstalter stellt das Land Rheinland-Pfalz und die UM von Schadenersatzansprüchen frei, welche der Veranstalterin/dem Veranstalter oder Dritten im Zusammenhang mit der Überlassung der Räumlichkeit oder infolge von ausgeschlossenen Mängeln an Grundstücken, Gebäuden und Gegenständen entstehen können. Die Haftungsfreistellung erstreckt sich auch auf Schadenersatzansprüche von Teilnehmerinnen/Teilnehmern, die in Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen.
  • Die UM betreibt keine Garderobenablage und übernimmt für die Garderobe und sonstige, von der Veranstalterin/dem Veranstalter oder Dritten eingebrachte Gegenstände und dgl., keine Haftung. Die Veranstalterin/der Veranstalter hat alle Maßnahmen zu veranlassen, die die Haftungsfreistellung der UM bewirken (Haftungsausschlusserklärung der Veranstalterin/des Veranstalters etc.).
  • Für Versagen irgendwelcher Einrichtungen, Betriebsstörungen oder sonstige, die Veranstaltung beeinträchtigende, Ereignisse haftet die UM nicht.
  • Mit der Buchung der Hörsäle verpflichten sich die Nutzer_innen zur Einhaltung und Umsetzung der Haus­ordnung. Mit der Unterschrift zur Buchung wird bestätigt, dass der Veranstalter und die Veran­staltungsleitung Kenntnis von der Hausordnung erlangt haben und bestätigen die Durchsetzung und Ein­haltung der Hausordnung der UM
  • Mit der Buchung der Hörsäle verpflichten sich die Nutzer_innen zur Einhaltung und Umsetzung der Brand­schutzordnung. Mit der Unterschrift zur Buchung wird bestätigt, dass der Veranstalter und die Ver­an­staltungsleitung Kenntnis von der Brandschutzordnung erlangt haben und bestätigen die Durch­setzung und Einhaltung der Brandschutzordnung.

Veranstaltungsorganisation

  • Sind Abbau, Ent- und Verkabelung oder andere Änderungen notwendig, werden die anfallenden Kosten dem Veranstalter gem. § 4 in Rechnung gestellt. (Pauschalbetrag).
  • Für die Eventdekoration, also Deko, Blumen, Tischschmuck etc. ist der Veranstalter zuständig.
  • Weitere Serviceleistungen werden nicht vom Ressort Forschung und Lehre oder den Hörsaalassistent_innen übernommen. Verfügen Sie nicht über eine interne Kostenstelle oder interne Mitorganisator_innen gem. § 8 Absatz 4, so beauftragen Sie bitte eine entsprechende Event- und Veranstaltungsagentur.
  • Einige Serviceleistungen der Universitätsmedizin können Sie nur mithilfe interner Kosten­stellen verrechnen. Sollten Sie für Ihre Veranstaltung eine dieser Dienstleistungen nutzen wollen, so brauchen Sie eine_n Ansprechpartner_in oder eine_n Mitorganisator_in an der Universitäts­medizin. Falls Sie diese Option wählen, können Sie folgende Dienstleistungen über die Mitorganisator_innen anfordern:
  • Veranstaltungsequipment: Tischhussen, Gehwegstopper, Flaggen etc., können vom Veranstalter über die Logistik der Universitätsmedizin organisiert werden. Bitte schreiben Sie eine Mail an logistik@universitätsmedizin-mainz.de.
  • Printmittel der Universitätsmedizin Mainz für die Veranstaltung erhalten Sie über die Grafikabteilung der Unimedizin: grafik@unimedizin-mainz.de.
  • Werbemittel der Universitätsmedizin Mainz wie Namensschilder, Kugelschreiber etc. für die Veranstaltung erhalten Sie über die Stabsstelle Unternehmenskommunikation: presse@unimedizin-mainz.de.
  • Einen Fotograf können Sie via Mail an foto-video@unimedizin-mainz.de anfragen.
  • Für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wenden Sie sich an presse@unimedizin-mainz.de.

Catering und Bewirtschaftung

  • Die UM richtet selbst kein Catering aus. Bitte organisieren Sie die Bewirtung anlässlich Ihrer Veranstaltung eigenständig. Bitte beachten Sie bei der Planung die aktuell gültigen Bewirtungsrichtlinien der UM sowie die Brandschutzordnung der UM!
  • Für die An- und Abfahrt des Caterers muss der Veranstalter/die Veranstalterin evtl. Parkplätze über die Zentralen Dienste reservieren. Eine Einfahrtgenehmigung für den Zulieferer kann aus logistischen Gründen nicht erstellt werden. Dem Caterer können daher Kosten für die Einfahrt entstehen, die vom Veranstalter zu tragen sind.

W-LAN-Nutzung

  • Gast-Zugänge müssen von internen UM-Mitarbeiter_innen beantragt werden. Dies übernehmen weder Forschung und Lehre noch die Hörsaalsassistent_innen. Bitte wenden Sie sich als Veranstalter an die Sekretariate, oder die zuständigen Mitorganisator_innen/Ausrichter an der UM. Diese müssen die Gast-Zugänge mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung per Mail an funkadmin@unimedizin-mainz.de mit folgenden Informationen beantragen:
  • Gebäude und Ort im Gebäude, für das der Zugang benötigt wird
  • volle Vor- und Nachnamen aller Teilnehmer_innen und Organisator_innen
  • gewünschter Zeitraum (max. 2 Wochen)
  • Grund des Zugangs

Die Räume sind wie vorgefunden zu hinterlassen.